Построение системы автоматизации делопроизводства и архивного хранения документов. Технологии внедрения, адаптации, использования, управления

1. Современная система документооборота как возможность управления организацией. Организация коммуникационных процессов. Обмен информацией между подразделениями. Схемы движения информации в организации. Анализ эффективности движения информационных потоков.

2. Нормативно-правовое обеспечение работы с электронными документами.

• Федеральная целевая программа «Электронное общество» (2011 – 2018).
• Основные правила работы архивов организаций 2002.
• Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» 2006.
• ГОСТ Р ИСО – 15489 «Управление документацией. Общие требования» 2007.
• Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 15.06.2009.
• Положение о системе межведомственного электронного документооборота 22.09.2009.
• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 23.12.2009.
• Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» 06.04.2011.
• Методические рекомендации по работе ЦАДЭНМ с документами на электронных носителях 2007 г.

3. Системный подход к управлению документами.

• Система управления документами: методология проектирования и внедрения.
• Процессы управления документами, распределение ответственности и полномочий.

4. Особенности перехода к работе с электронными документами. Проблемы и решения.

• Сравнение традиционного бумажного документооборота и электронного документооборота организации. Схемы документооборота. Внутренний и внешний документооборот. Схемы и технологии работы с документацией.
• Разнотипность средств, применяемых для работы с электронными документами.
• Совместимость автоматизированных систем ДОУ и архивного хранения.
• Проблемы обеспечения режима конфиденциальности делопроизводства.
• Условия замены бумажного документа электронным юридически значимым документом.

5. Разработка организационных документов по электронному документообороту и архиву (инструкции, стандарты по внедрению электронного документооборота). Организация внедрения стандарта. Контроль за соблюдением правил оформления документов и ответственность за нарушение стандартов и инструкций.

6. Предназначение, возможности и основные характеристики систем электронного документооборота (СЭД) и архивного хранения: учет всех информационных документов; работа с текстами документов; автоматизация контроля движения исполнения документов; получение справочной информации; поисковые системы по документам; отбор и хранение документов  в папках; анализ документооборота; комплексное ведение электронного архива.
Обзор современных систем автоматизации работы с документами: "Directum", "БОСС-референт", "Дело", "Globus Professional", "Pey Dox", "1C: Документооборот 8", "1Е Евфрат", "Мотив" и других.
Принципы выбора системы комплексной автоматизации работы с документами. Основные требования к программному обеспечению в соответствии со спецификой работы организации. Пути, методы и проблемы внедрения автоматизированных систем. Участие служб ДОУ и секретариата в составлении технического задания.

7. Практические вопросы внедрения и сопровождения систем электронного документооборота на предприятии. Проблемы и решения.

• Этапы создания СЭД на предприятии. Методические аспекты.
• Нормативные документы по внедрению. Взаимодействие заказчика и разработчика.
• Разработка технического задания, технического проекта и рабочих документов по внедрению (договоры, акты и др.).
• Проведение опытной и промышленной эксплуатации СЭД. Проблемы и решения.
• Организация сопровождения и обслуживания СЭД.

8. Автоматизированное управление жизненным циклом документов.

• Процессы обработки, регистрации и согласования управленческих, организационно-распорядительных и технических документов предприятия.
• Построение маршрутов согласования документов.
• Обмен данными между подразделениями.
• Системы контроля исполнения документов.
• Формирование отчетов.
• Сканирование документов.
• Придание документам юридической значимости. Использование электронной подписи, удостоверение подлинности электронных документов.
• Организация электронного архива.

9. Информационные технологии в архивном деле. Организация хранения электронных документов. Виды электронных архивов. Принципы создания электронного архива. Методы заполнения электронного архива. Правила работы с электронными документами. Единая коммуникационная среда. Оцифровка и распознавание бумажных архивов.

10. Электронный документооборот и создание корпоративной информационной системы организации.

• Совместимость автоматизированных систем и сложившейся инфраструктуры управления предприятием. Система электронного документооборота – основа корпоративной информационной системы организации.
• Основные требования к средствам и системам электронного документооборота. Законодательное и нормативно-методическое регулирование использования электронных документов и электронной подписи. Особенности составления электронных документов. Автоматизация контроля над ходом исполнения документов.
• Организация электронных архивов. Особенности размножения, уничтожения и архивного хранения документов в электронном виде. Текущее и ретроспективное сканирование документов. Полнотекстовое хранение. Классификация и учет документов. Средства архивного хранения документов в электронном виде. Проблемы обеспечения режима конфиденциальности информации при хранении, размножении и уничтожении документов в электронном виде.

11. Практические примеры использования электронных систем.
Практическое занятие с применением автоматизированной системы делопроизводства.

• Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.

Занятия проводят консультанты по организации документационного обеспечения управления, внедрению автоматизированных систем делопроизводства и архивного хранения документов.

Для участников семинара:
- обучение по программе семинара с выдачей Удостоверения;
- сборник информационно-справочных материалов;
- экскурсионная программа "Знакомство с Санкт-Петербургом";
- ежедневные обеды и кофе-брейки.

ВНИМАНИЕ! По вопросам участия нашей организации в электронных аукционах на Госзаказ обращаться по телефону (921) 878 45 93
Период оказания услуги по очно-заочной форме с 15 по 26 апреля 2013 года (очная часть - с 23 по 26 апреля 2013 года)