Мероприятие находится в архиве, регистрация закрыта

Код 20927

  • Для кого

    секретари, помощники руководителей, секретари-референты, администраторы, офис-менеджеры и все заинтересованные лица


    Программа

    1. Роль секретаря в структуре управления.

    • Секретарь - координатор и организатор работы в офисе. Виды и методы оперативного планирования.
    • Компетентность секретаря в принятии управленческих решений (критерии принятия решений в рамках должностной инструкции и во внештатных ситуациях).
    • Создание единого информационного пространства фирмы. Информационный менеджмент. Каналы коммуникации.
    • Стандарты ведения делопроизводства по ГОСТ Р6.30 - 2003 и их практическое использование в работе предприятия. Система контроля исполнения документов в традиционном и электронном документообороте.

    2. Секретарь - помощник руководителя.

    • Деловой имидж секретаря и корпоративная культура организации. Роль секретаря в создании корпоративного имиджа организации и личного имиджа руководителя.
    • Планирование совместной работы руководителя и секретаря. Планирование и организация рабочего дня руководителя.
    • Реферирование, подготовка докладов, устных выступлений руководителя.
    • Трудности информационного обеспечения руководителя. Конфликт между полнотой и скоростью предоставления информации.

    3. Организация работы в приемной.

    • Особенности организации приема сотрудников и посетителей с минимальными затратами времени.
    • Техники эффективного общения по телефону. Планирование телефонных переговоров и их проведение. Анализ трудных ситуаций телефонного общения.

    4. Деловой стиль передачи информации.

    • Отбор и классификация информации. Техники передачи информации на разных уровнях (руководитель, подчиненные, коллеги, представители других организаций).
    • Культура деловой речи и официально-деловой стиль управленческих документов. Основные требования к стилю написания служебных документов.
    • Составление деловых писем. Особенности оформления делового письма.

    5. Современные информационные технологии в работе секретаря.

    • Автоматизация процессов делопроизводства и документационно-информационного обеспечения управления. Основные правила унификации документов в автоматизированных системах.
    • Включение документов в систему электронного документооборота. Прием, передача и регистрация документов. Удостоверение подлинности электронных документов, электронно-цифровая подпись.
    • Программа MS Outlook - электронный организатор. Методы планирования рабочего времени секретаря при управлении большим количеством задач.
    • Стратегии работы с информацией. Как справляться со значительным объемом информации.

    6. Деловой этикет и протокол.

    • Этикет и протокол для работы с деловыми партнерами и приема делегаций. Работа с делегациями: составление программы пребывания, встреча, приветствие, представление, рассадка по автомобилям, гостиница.
    • Встреча в офисе, зале для переговоров: визитные карточки, презентационная речь, подарки.
    • Протокольные аспекты организации и ведения переговоров. Рассадка за столом переговоров. Подготовка пакета документов. Ведение протокола. Национальные особенности ведения переговоров.
    • Подготовка и обслуживание совещаний.
    • Деловые подарки.

    7. Эффективная коммуникация.

    • Взаимоотношения с руководителем и сослуживцами: общение и профессиональная этика.
    • Техника сбора и сохранения информации. Техника активного слушания.
    • Трудные ситуации общения. Правила профилактики конфликтных ситуаций.
    • Конфликтное поведение. Взаимодействия со "сложными" людьми. Управление конфликтами. Приемы поведения в конфликте. Как противостоять чужому влиянию.
    Практикум "Формирование навыков конструктивного общения в конфликте".

    8. Психологические особенности работы секретаря.

    • Место секретаря в команде руководителя. Психологическая совместимость руководителя и секретаря. Особенности психологии руководителей: мужчин и женщин. Правила "дистанционного" общения.
    • Создание благоприятного психологического климата в коллективе. Формирование и сплочение коллектива.
    • Развитие памяти, внимания и способностей к длительной концентрации.
    • Способы снятия умственной усталости при постоянной перегруженности информацией.
    • Саморегуляция в конфликтных ситуациях. Защита от стрессов.

    Для участников семинара:
    - обучение по программе с выдачей Сертификата;
    - сборник информационно-справочных материалов;
    - экскурсионная программа "Знакомство с Санкт-Петербургом";
    - ежедневные обеды и кофе-брейки.