Секретарь - помощник руководителя

О курсе:

Для кого:

секретари, помощники руководителей, секретари-референты, администраторы, офис-менеджеры и все заинтересованные лица

Программа:

1. Роль секретаря в структуре управления.

• Секретарь - координатор и организатор работы в офисе. Виды и методы оперативного планирования.
• Компетентность секретаря в принятии управленческих решений (критерии принятия решений в рамках должностной инструкции и во внештатных ситуациях).
• Создание единого информационного пространства фирмы. Информационный менеджмент. Каналы коммуникации.
• Стандарты ведения делопроизводства по ГОСТ Р6.30 - 2003 и их практическое использование в работе предприятия. Система контроля исполнения документов в традиционном и электронном документообороте.

2. Секретарь - помощник руководителя.

• Деловой имидж секретаря и корпоративная культура организации. Роль секретаря в создании корпоративного имиджа организации и личного имиджа руководителя.
• Планирование совместной работы руководителя и секретаря. Планирование и организация рабочего дня руководителя.
• Реферирование, подготовка докладов, устных выступлений руководителя.
• Трудности информационного обеспечения руководителя. Конфликт между полнотой и скоростью предоставления информации.

3. Организация работы в приемной.

• Особенности организации приема сотрудников и посетителей с минимальными затратами времени.
• Техники эффективного общения по телефону. Планирование телефонных переговоров и их проведение. Анализ трудных ситуаций телефонного общения.

4. Деловой стиль передачи информации.

• Отбор и классификация информации. Техники передачи информации на разных уровнях (руководитель, подчиненные, коллеги, представители других организаций).
• Культура деловой речи и официально-деловой стиль управленческих документов. Основные требования к стилю написания служебных документов.
• Составление деловых писем. Особенности оформления делового письма.

5. Современные информационные технологии в работе секретаря.

• Автоматизация процессов делопроизводства и документационно-информационного обеспечения управления. Основные правила унификации документов в автоматизированных системах.
• Включение документов в систему электронного документооборота. Прием, передача и регистрация документов. Удостоверение подлинности электронных документов, электронно-цифровая подпись.
• Программа MS Outlook - электронный организатор. Методы планирования рабочего времени секретаря при управлении большим количеством задач.
• Стратегии работы с информацией. Как справляться со значительным объемом информации.

6. Деловой этикет и протокол.

• Этикет и протокол для работы с деловыми партнерами и приема делегаций. Работа с делегациями: составление программы пребывания, встреча, приветствие, представление, рассадка по автомобилям, гостиница.
• Встреча в офисе, зале для переговоров: визитные карточки, презентационная речь, подарки.
• Протокольные аспекты организации и ведения переговоров. Рассадка за столом переговоров. Подготовка пакета документов. Ведение протокола. Национальные особенности ведения переговоров.
• Подготовка и обслуживание совещаний.
• Деловые подарки.

7. Эффективная коммуникация.

• Взаимоотношения с руководителем и сослуживцами: общение и профессиональная этика.
• Техника сбора и сохранения информации. Техника активного слушания.
• Трудные ситуации общения. Правила профилактики конфликтных ситуаций.
• Конфликтное поведение. Взаимодействия со "сложными" людьми. Управление конфликтами. Приемы поведения в конфликте. Как противостоять чужому влиянию.

Практикум "Формирование навыков конструктивного общения в конфликте".

8. Психологические особенности работы секретаря.

• Место секретаря в команде руководителя. Психологическая совместимость руководителя и секретаря. Особенности психологии руководителей: мужчин и женщин. Правила "дистанционного" общения.
• Создание благоприятного психологического климата в коллективе. Формирование и сплочение коллектива.
• Развитие памяти, внимания и способностей к длительной концентрации.
• Способы снятия умственной усталости при постоянной перегруженности информацией.
• Саморегуляция в конфликтных ситуациях. Защита от стрессов.

Для участников семинара:
- обучение по программе с выдачей Сертификата;
- сборник информационно-справочных материалов;
- экскурсионная программа "Знакомство с Санкт-Петербургом";
- ежедневные обеды и кофе-брейки.