Современные технологии информационно-документационного обеспечения управления. Практика применения

Программа содержит практикумы по оформлению распорядительных документов и деловых писем с подробным разбором ошибок, а также практическую работу в системе электронного документооборота.

Программа семинара

1. Обеспечение информационных, коммуникативных, управленческих процессов предприятия. Организация документационного обеспечения. Взаимодействие службы документационного обеспечения управления (ДОУ) с другими структурными подразделениями организации.

2. Законодательное регулирование делопроизводства. Организационно-правовые основы документирования управленческой деятельности. "Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" от 15.06.2009; "Положение о системе межведомственного электронного документооборота" от 22.09.2009; "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

3. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 года. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций с указанием сроков хранения. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления.

4. Современные требования к подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов. Оформление стандартных реквизитов документов. Разработка стандартных бланков организации. Изготовление документов. Использование оттиска печати при оформлении документов.
Особенности подготовки распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений), информационно-справочных документов (докладная и объяснительная записка, заявка, заявление, акт). Особенности подготовки и оформления протокола.
Подготовка текстов документов. Нормы официально-делового стиля. Использование терминов. Композиция документа.
Практикум "Составление текста приказа об утверждении инструкции по делопроизводству".

5. Деловая переписка. Реквизиты делового письма. Ведение переписки внутри организации. Докладные, служебные, объяснительные записки и т.д.: характеристика, особенности текста. Особенности внешней переписки: разновидности писем, оформление конвертов, особенности текста. Составление писем зарубежным партнерам в соответствии со стандартами ИСО. Особенности оформления документов, передаваемых по сетям факсимильной связи и по каналам электронной почты.

6. Составление текста письма. Особенности композиции делового письма. Требования к языку и стилю делового письма. Стандартные языковые формулы (клише) в деловой переписке. Употребление специальной лексики, сокращенных слов. Этикет делового письма.
Практикум "Разбор характерных ошибок при подготовке форм документов (приказ, распоряжение, решение, протокол, докладная записка, исходящее письмо (рекомендательное, сопроводительное, гарантийное); телеграмма; телефонограмма)".

7. Особенности работы с документами, содержащими коммерческую и служебную тайну. Защита сведений конфиденциального характера.

8. Современные технологии организации работы с документами. Прием и первичная обработка. Регистрация и учет документов. Прохождение документов внутри организации. Формирование поисковой системы документов. Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Ответственность руководства организации за состояние документального фонда. Текущее хранение документов. Разработка и ведение номенклатуры дел. Формирование и оформление дел. Подготовка дел к передаче на архивное хранение.

9. Контроль исполнения документов и поручений. Культура работы с документами на рабочих местах. Организация работы специалистов службы документационного обеспечения с ответственными исполнителями в структурных подразделениях. Этапы контроля исполнения документов: текущий, промежуточный, итоговый контроль. Составление отчета.

10. Система электронного документооборота - основа корпоративной информационной системы организации. Основные требования к средствам и системам электронного документооборота. Технологии работы с документами в информационных системах. Автоматизация контроля над ходом исполнения документов. Особенности сочетание бумажного и электронного документооборота.
Использование и применение Интернет-ресурсов.
Практикум "Основные возможности систем электронного документооборота. Автоматизация работы с обращениями граждан".

11. Деловое взаимодействие. Использование формальных и неформальных каналов информации. Правила эффективной коммуникации. Трудные ситуации общения. Профилактика конфликтов. Способы снятия усталости. Профилактика "профессионального выгорания".
Практикум "Формирование навыков конструктивного общения в конфликте".

Для эффективного участия в практикуме по оформлению управленческих документов необходимо иметь с собой формы управленческих документов (например, Приказ, Гарантийное письмо, Протокол) - обезличенные, без реквизитов предприятия.

Для участников семинара:
- обучение по программе с выдачей Сертификата;
- сборник информационно-справочных материалов;
- экскурсионная программа "Знакомство с Санкт-Петербургом";
- ежедневные обеды и кофе-брейки.