Мероприятие находится в архиве, регистрация закрыта

Семинар Офис-менеджер. Организация обеспечения офиса

Код 25332

  • Для кого

    офис-менеджеры, администраторы офисов, помощники руководителей, секретари и все специалисты, ответственные за функционирование офиса

    Программа

    1. Офис-менеджер в структуре управления. Ответственность и полномочия. Должностная инструкция. Типовые и нетиповые обязанности.

    2. Контроль и планирование.

    • Расстановка приоритетов. Методы планирования.
    • Отслеживание исполнения распоряжений руководителя. Контроль трудовой дисциплины сотрудников.

    3. Коммуникации и информация в работе офис-менеджера.

    • Стандарты взаимодействия с сотрудниками. Эффективная коммуникация. Обратная связь и критика.
    • Организация работы приемной. Встреча посетителей. Трудные ситуации общения.
    • Общение по телефону. Телефонные стандарты компании. Анализ сложных ситуаций телефонного общения.

    4. Документационное обеспечение. Требования к документам. Система регистрации служебных документов, писем и устных обращений. Организация перемещения внутренних документов между подразделениями компании. Кадровое администрирование. Коммерческая и служебная тайны.

    5. Обеспечение работы офиса.

    • Эксплуатация офиса. Уборка помещений. Выбор поставщика. Контроль исполнения.
    • Организация рабочих мест руководителя и сотрудников. Функциональные зоны и типы офисного пространства. Подбор мебели. Освещение. Примеры эргономичной планировки офиса. Санитарно-гигиенические нормы.
    • Пример обеспечения одного стандартного рабочего места для нового сотрудника.
    • Взаимодействие с государственными органами (пожарные, Роспотребнадзор и другие проверяющие органы).

    6. Снабжение офиса.

    • Анализ рынка предоставляемых услуг (канцелярия, вода, оргтехника, хозтовары), выбор выгодных условий. Организация системы хранения, учета и выдачи товарно-материальных ценностей.
    • Правила работы с доверенностями, наличными и безналичными платежами. Документальное сопровождение закупок.
    • Способы снизить затраты на хозяйственные нужды.

    7. Организация мероприятий.

    • Деловые встречи, презентации, совещания, пресс-конференции и переговоры. Основные этапы подготовки.
    • Прием делегаций: оформление приглашений иностранным гражданам, встреча и размещение гостей, транспортное обслуживание, деловой обед, организация культурной программы. Пример рабочей программы.
    • Организация корпоративных мероприятий. Расчет и оптимизация затрат на проведение.
    • Организация командировок. Заказ билетов, гостиниц, оформление виз и приглашений. Документы для командирования сотрудника.

    8. Поддержание корпоративного стиля. Протокольные нормы и стандарты компании. Контроль выполнения сотрудниками корпоративных правил. Оформление и заказ визитных карточек, конвертов, приглашений. Деловые подарки.

    9. Круглый стол «Сложные вопросы в работе офис-менеджера».

    Для участников семинара:
    - обучение по программе с выдачей Сертификата;
    - комплект актуальных информационно-справочных материалов;
    - культурная программа «Знакомство с Санкт-Петербургом»;
    - ежедневные обеды и кофе-брейки.