Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления): правила и рекомендации

Авторы и ведущие семинара:

Кузнецов С.Л. - к.и.н., консультант Федерального архивного агентства, автор книг "Делопроизводство на компьютере", "Современные технологии документационного обеспечения управления" и многочисленных публикаций по вопросам автоматизации работы с документами, главный редактор журнала "Делопроизводство", более 15 лет регулярно проводит семинары по этой тематике для топ-менеджмента и руководителей служб ДОУ в государственных и коммерческих структурах.

Вялова Л.М. - к.и.н., доцент РГГУ, автор учебников "Делопроизводство", "Документационное обеспечение кадровых служб", "Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах", имеет большой опыт проведения семинаров и курсов повышения квалификации по делопроизводству.

1. Современная законодательная, нормативно-правовая и методическая база делопроизводства. Государственная политика в области автоматизации ДОУ, требования к системам электронного документооборота и делопроизводства (СЭД).


2. Служба ДОУ. Организационные документы: положение о службе делопроизводства, инструкция по делопроизводству, требования к персоналу и должностные инструкции. Роль службы ДОУ при внедрении автоматизированных технологий управления документами.


3. Составление и оформление документов. Формуляр документа. ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки. Виды бланков. Использование шаблонов. Оформление документов. Печать. Организация хранения документов в случае отсутствия СЭД. Сохранение документов в СЭД.


4. Практикум. Оформление конкретных видов ОРД (организационно-распорядительных документов) - приказов, распоряжений, протоколов, служебных писем, докладных записок, актов и др. Анализ ошибок в оформлении реквизитов, в том числе и текста.


5. Организация движения документов. Документооборот и его основные этапы, системы маршрутизации. Электронная подпись при согласовании документов.


6. Электронная подпись. Федеральный закон «Об электронной подписи». Виды подписей. Особенности использования электронной подписи.


7. Системы регистрации и контроля исполнения документов. Форма регистрационно-контрольной карточки, особенности регистрации документов в электронной форме, интеграция с другими автоматизированными системами. Подготовка и использование справочников: видов документа, структурных подразделений, сотрудников, корреспондентов, номенклатура дел и др.


8. Организация приема-передачи документов.


9. Систематизация и обеспечение сохранности документов.
   • Понятие номенклатуры дел, виды, работа с номенклатурой. Формирование и хранение дел.
   • Экспертиза ценности документов: понятие и проведение. Виды сроков хранения документов. Перечни документов со сроками хранения, порядок пользования ими. Порядок уничтожения дел. Обработка дел для сдачи в архив.
   • Обеспечение сохранности документов в электронной форме. Требования к организации долговременного хранения, юридическая значимость, воспроизводимость документов при длительном хранении.
10. Электронный архив. Перевод документов в электронную форму (текущее и ретроспективное сканирование (ретроконверсия). Аппаратное и программное обеспечение, технологии массового сканирования. Форматы хранения документов. Обеспечение сохранности документов в электронной форме. Интеграция электронных архивов и систем электронного документооборота, расширение функциональности систем работы с документами и информацией в целом.


11. Проблемы выбора и внедрения специализированного программного обеспечения.
    • Основные требования к программному обеспечению (ПО).
    • Классификация ПО: для отдельного рабочего места, небольшого филиала и для крупных сложно структурированных организаций, территориально распределенных корпораций.
    • Пути и методы автоматизации документооборота.
    • Основные программные продукты для автоматизации работы с документами: зарубежные и отечественные разработки. Их основные отличия, преимущества и недостатки конкретных решений.

Для участников семинара:
- обучение по программе семинара с выдачей Удостоврения;
- сборник информационно-справочных материалов;
- экскурсионная программа;
- обеды (шведский стол) и кофе-паузы в ресторане.