Современный помощник руководителя

О курсе:

Опыт построения работы помощников руководителей и секретарей ведущих компаний Москвы. Необходимые знания для эффективной организации работы помощника руководителя. Возможность по-новому взглянуть на привычные ситуации, усовершенствовать свои профессиональные навыки и приемы

Для кого:

для помощников и ассистентов руководителей, секретарей, секретарей-референтов, офис-менеджеров

Программа:

1. Инструменты и методики эффективной коммуникации:
   • выстраивание работы с руководителем;
   • адаптация к работе с новым руководителем, правила поведения, эффективное взаимодействие;
   • взаимодействия с руководителем-экспатом, выстраивание эффективной коммуникации, особенности национального менталитета.
2. Выстраивание работы с подразделениями компании и отдельными сотрудниками (установление контакта, создание верного впечатления); выстраивание работы с партнерами и клиентами компании.
3. Профессиональный стандарт секретаря. Что должен знать и уметь современный секретарь. Персональный помощник - взгляд руководителя.
4. Организация своего рабочего дня и дня руководителя. Приемы time-management в работе секретаря. Ведение и корректировка рабочего календаря руководителя. Секреты Outlook. Краткосрочное и долгосрочное планирование. Пошаговый план достижения цели. Распределение дел. Способы повышения продуктивности. Программное обеспечение для удобного планирования. Мобильные устройства в работе секретаря.
5. Административное и информационное обеспечение работы руководителя.
   • Распределение информационных потоков в приемной. Подготовка информации, необходимой для принятия решений руководителем. Контроль исполнения распоряжений руководства: отслеживание, напоминания, отчеты. Какая информация должна быть всегда с собой.
   • Распределение задач в секретариате. Делегирование, контроль исполнения задач подчиненными (секретари, уборщицы и т.д.).
   • Обустройство рабочей зоны. Координация закупки, доставки, хранения. Контроль работы личных водителей и охраны.
6. Ведение делопроизводства и документооборота. Документационное обеспечение управления.
   • Потоки движения документов в компании.
   • Состав управленческих документов организации, распорядительные и информационно-справочные документы. Рекомендации к оформлению ОРД (приказы, распоряжения, протоколы).
   • Рекомендации к оформлению переписки (разработка бланков писем, обязательные реквизиты делового письма, электронная переписка, ведение журналов регистрации входящей и исходящей корреспонденции, анализ ошибок в оформлении деловых писем).
   • Рекомендации к оформлению внутренних документов (служебные, докладные записки, справки).
   • Работа с конфиденциальными документами.
   • Рекомендации к оформлению организационно-правовой документации (инструкции, регламенты, правила) на примере Инструкции по делопроизводству в компании.
   • Электронный офис. Продвинутый MS Office. Возможности презентации в PowerPoint. Работа с таблицами и графикой.
7. Телефонные стандарты: представление, переадресация, прощание. Работа с голосом и интонациями. Работа со сложным абонентом (разрешение конфликтных ситуаций в телефонных переговорах). Частые ошибки в телефонном общении.
8. Встречи и переговоры. Обустройство приемной, переговорных комнат. Этапы подготовки деловой встречи, переговоров, совещания. Оформление материалов к собранию. Протоколирование совещаний. Организация кофе-пауз, обедов, представительских мероприятий. Подводные камни при организации командировок руководителя. Представительские подарки.
9. Деловой этикет и психология делового общения.
   • Корпоративная культура, фирменный стиль организации.
   • Имидж секретаря, помощника руководителя и его влияние на имидж руководителя. Деловая женщина-профессионал. Дресс-код.
   • Служебная вертикаль (отношения в системе "руководитель-подчиненный"). Служебная горизонталь (отношения в системе "коллега-коллега"). Служебная субординация.
   • Нормы и правила отношений сотрудников с представителями сторонних организаций, партнерами, клиентами, посетителями.
   • Взаимоотношения с руководителем. Оказание эффективной помощи в рамках служебных полномочий. Эмоционально-нейтральный, деловой характер отношений. Конфиденциальность. Умение вести себя в сложных ситуациях. Секретарь как член "команды".
   • Взаимоотношения в коллективе. Женский фактор на работе. "Трудные люди". Роль секретаря в поддержании благоприятного микроклимата в коллективе.
   • Возможности этикета в решении сложных рабочих ситуаций.