Развитие профессиональных навыков секретаря

О курсе:

Семинар поможет построить эффективные коммуникации в компании с руководителем и сотрудниками. Также в программе: этикет и протокол, подготовка деловых писем, дресс-код секретаря

Для кого:

секретарей, референтов, офис-менеджеров, администраторов различных служб

Программа:

1. Обеспечение работы руководителя и процессов управления.
   • Требования к должности секретаря: личные и профессиональные качества.
   • Требования к образованию и опыту практической работы по профессиональному стандарту для секретаря.
2. Организация работы в приемной.
   • Правила организации приема посетителей
   • Эффективное распределение рабочего времени.
   • Этикет телефонных разговоров.
3. Организация делопроизводства в офисе.
   • Внутренний и внешний документооборот. Правила составления организационных документов. Стандарты оформления документов.
   • Обработка и хранение документов.
   • Деловая переписка. Основы документной лингвистики.
     Практикум по оформлению деловых писем.
   • Системы электронного документооборота. Совмещение традиционного бумажного документооборота и электронного документооборота организации.
4. Секретарь-помощник руководителя.
   • Информационное обеспечение работы руководителя. Отбор и классификация информации.
   • Выполнение поручений руководителя. Правила защиты конфиденциальной информации.
   • Принятие решений в ситуациях форс-мажора и неопределенности. Приемы оценки решений и анализ последствий.
   • Организация рабочего времени секретаря и руководителя. Личный план дня. Выбор оптимального ритма работы.
5. Участие секретаря в формировании имиджа руководителя и корпоративного имиджа организации.
   • Этика взаимоотношений руководителя и подчиненного, секретаря и сотрудников компании. Нормы и правила поведения с коллегами, посетителями.
   • Роль помощника руководителя в создании рабочей атмосферы в коллективе.
6. Внешний имидж делового человека.
   • Гармоничное сочетание личностных особенностей и профессионального имиджа. Психологические аспекты восприятия внешнего облика.
   • Дресс-код секретаря.
7. Организация, обеспечение и протоколирование совещаний. Обслуживание переговорных комнат. Кофе-брейк. Сервировка. Информирование участников. Ведение протокола.
8. Работа с делегациями и гостями.
   • Этикет и протокол. Составление программы пребывания, встреча, приветствие, представление, рассадка по автомобилям, гостиница.
   • Встреча в офисе, зале для переговоров: визитные карточки, презентационная речь, подарки. Рассадка за столом. Национальные особенности ведения переговоров.
   • Кофе-пауза, фуршет, обед-буфет, обед, ужин и др. Приемы с рассадкой и без рассадки гостей за столом. Правила этикета для участников приема.
9. Организация деловой поездки. Порядок подготовки и проведения командировок. Визовая поддержка, заказ жд/авиа билетов, бронирование гостиниц. Документы для командирования сотрудника.
10. Конференции и выставки. Основные этапы подготовки. Подготовка повестки дня мероприятия. Полиграфия и реклама.
11. Коммуникативные навыки секретаря. Построение успешного делового взаимодействия с руководством, сотрудниками, партнерами.
    • Построение взаимодействия с руководителем. Особенности психологии руководителей: мужчин и женщин, стили их управления.
    • Построение взаимодействия с сотрудниками на разных уровнях.
    • Установление контакта с собеседником. Техники информативного диалога. Приемы быстрого изучения партнера. Активное слушание. Убеждение и техники аргументации.
    • Трудные ситуации общения. Тренировка навыков уверенного поведения в различных ситуациях. Способы ухода от нежелательных вопросов.
    • Управление конфликтами. Как распознать манипуляцию и противостоять ей.
    • Саморегуляция в конфликтных ситуациях. Техники снижения эмоционального напряжения и управления стрессом.