Секретарь - помощник руководителя

О курсе:

В программе освещение всех самых сложных вопросов в работе секретаря - от нахождения общего языка с руководителем до национальных аспектов переговоров разных стран

Для кого:

для секретарей, помощников руководителей, секретарей-референтов, администраторов, офис-менеджеров

Программа:

1. Роль секретаря в структуре управления.
   • Профессиональный стандарт секретаря (регистрация в Минюсте № 37509). Функции и требование к образованию секретаря и делопроизводителя. Порядок применения и обязательность профессиональных стандартов.
   • Секретарь - координатор и организатор работы в офисе. Виды и методы оперативного планирования.
   • Компетентность секретаря в принятии управленческих решений (критерии принятия решений в рамках должностной инструкции и во внештатных ситуациях).
   • Стандарты ведения делопроизводства по ГОСТ Р6.30 - 2003 и их практическое использование в работе предприятия. Система контроля исполнения документов в традиционном и электронном документообороте.
2. Секретарь - помощник руководителя.
   • Деловой имидж секретаря и корпоративная культура организации. Роль секретаря в создании корпоративного имиджа организации и личного имиджа руководителя.
   • Планирование совместной работы руководителя и секретаря. Планирование и организация рабочего дня руководителя.
   • Работа с личными поручениями руководителя.
   • Трудности информационного обеспечения руководителя.
3. Организация работы в приемной.
   • Особенности организации приема сотрудников и посетителей с минимальными затратами времени.
   • Техники эффективного общения по телефону. Планирование телефонных переговоров и их проведение.
4. Деловой стиль передачи информации.
   • Культура письменной речи и официально-деловой стиль управленческих документов. Основные требования к стилю написания служебных документов.
   • Составление деловых писем. Практикум по оформлению делового письма.
5. Современные информационные технологии в работе секретаря.
   • Автоматизация процессов делопроизводства и документационно-информационного обеспечения управления.
   • Включение документов в систему электронного документооборота. Прием, передача и регистрация документов. Удостоверение подлинности электронных документов, электронная подпись.
   • Корпоративные стандарты по организации работы с электронной почтой и сайтом.
6. Этикет и протокол.
   • Этикет и протокол для работы с деловыми партнерами. Работа с делегациями: составление программы пребывания, встреча, приветствие, представление, рассадка по автомобилям, гостиница.
   • Встреча в офисе, зале для переговоров: визитные карточки, презентационная речь, подарки.
   • Протокольные аспекты организации и ведения переговоров. Рассадка за столом переговоров. Подготовка пакета документов. Ведение протокола.
   • Национальные особенности ведения переговоров.
   • Подготовка и обслуживание совещаний.
   • Деловые подарки.
   • Организация торжественных мероприятий. Светский этикет.
7. Эффективная коммуникация.
   • Взаимоотношения с руководителем и сослуживцами: общение и профессиональная этика.
   • Техника сбора и сохранения информации. Техника активного слушания.
   • Основы риторики. Правила и техники публичных выступлений.
   • Трудные ситуации общения. Правила профилактики конфликтных ситуаций.
   • Конфликтное поведение. Взаимодействия со "сложными" людьми. Управление конфликтами. Приемы поведения в конфликте. Как противостоять чужому влиянию.
     Практикум "Формирование навыков конструктивного общения в конфликте".
8. Психологические особенности работы секретаря.
   • Психологическая совместимость руководителя и секретаря. Особенности психологии руководителей: мужчин и женщин. Правила "дистанционного" общения.
   • Создание благоприятного психологического климата в коллективе. Формирование и сплочение коллектива.
   • Развитие памяти, внимания и способностей к длительной концентрации.
   • Способы снятия умственной усталости при постоянной перегруженности информацией.
   • Саморегуляция в конфликтных ситуациях. Защита от стрессов.

Для эффективного участия в практикуме по оформлению деловых писем желательно взять с собой образец письма своей компании.