Современный архив организации: технологии хранения, автоматизация, управление деятельностью

О курсе:

Семинар для руководителей и специалистов архивов с опытом работы. Семинар направлен на эффективное управление повседневной деятельностью архива организации. Включает в себя вопросы комплектования архива и взаимодействия с государственными архивами

Для кого:

для руководителей и специалистов архивов учреждений, предприятий, а также сотрудников подразделений, осуществляющих прием, учет и хранение документов (архивных отделов, отделов делопроизводства и ДОУ, канцелярий)

Программа:

1. Управление повседневной деятельностью архива организации. Основные направления работы руководителя. Организация взаимодействия с другими отделами.
   Тренинг "Служебное поведение сотрудников архивной службы и урегулирование конфликтов интересов".
2. Нормативно-методическая база деятельности архива организации.
   • Нормативно-правовая база архивного дела в РФ. Комментарии к Федеральному закону № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. "Об архивном деле в РФ".
   • Методическая база работа архива. Анализ Правил работы архивов организаций, утвержденных 31.03.2015 г. "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ". Отличия от "Правил работы ведомственных архивов" 1985 г. и "Правил работы архивов организаций" 2002 г.
   • Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле. Порядок проведения проверок. Гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность специалистов и руководителя организации. Штрафные санкции.
3. Ведомственный архив: организационная структура современного архива. Разработка и пересмотр внутреннего Положения об архиве организации.
4. Передача документального фонда организации в случае ее приватизации, ликвидации или реорганизации.
5. Требования к зданию, помещениям и техническому оснащению архива. Требования к режимам хранения документов. Экспертиза пригодности помещения для размещения в нем архива. Обзор современного оборудования для оснащения архивных помещений, обработки и хранения архивных документов.
6. Комплектование архива организации. Виды и состав документов ведомственного архива. Процедура определения источников комплектования и организация передачи документов в архив. Комплектование архива документами структурных подразделений организаций и подведомственных организаций. Комплектование архива фондами личного происхождения.
7. Специфика научно-технического документирования: состав, виды, структура, функции НТД. Бумажные и электронные носители информации НТД. Комплектование архива НТД. Проблемы фондирования НТД и возможные пути решения проблем. Правила оперативного хранения НТД: сроки приема и условия хранения НТД. Обеспечение сохранности документов архива НТД.
8. Экспертиза ценности документов ведомственного архива. Организация работы экспертно-проверочной комиссии. Нормативно-методическое обеспечение экспертизы. Порядок проведения экспертизы и оформление ее результатов. Составление, оформление и утверждение описей дел. Порядок выделения к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Экспертиза научно-технической документации.
9. Учет документов архива, проверка их наличия и состояния. Составление паспорта ведомственного архива. Научно-справочный аппарат (историческая справка, дело фонда, предисловие к описям). Розыск недостающих дел и документов. Порядок действий в случае обнаружения отсутствия. Ответственность за сохранность документов архива.
10. Номенклатура дел предприятия, учреждения, организации. Особенности составления номенклатуры дел структурных подразделений. Оформление сводной номенклатуры дел. Определение сроков хранения документов.
11. Правила формирования и оформления дел. Порядок оформления дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Составление и образцы оформления внутренней описи, листа-заверителя, обложки дела. Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Порядок уничтожения дел.
12. Правовые основы и формы использования документов архива. Правила выдачи документов. Учет обращений граждан. Правила оформления выдачи дел из хранилища и их возвращения в хранилище. Возможные меры по восстановлению поврежденных документов. Страховой фонд и фонд пользования.
13. Взаимодействие ведомственных и государственных архивов, обеспечение преемственности их деятельности. Передача документов ведомственного архива в государственный или муниципальный архив. Оформление договорных отношений. Право собственности на документы, передаваемые в государственный, муниципальный архив.
14. Технологии депозитарного и внеофисного хранения документов и дел: технологии аутсорсинга в организации архивного хранения документов.
    • Нормативное обеспечение аутсорсинга в РФ. Порядок передачи и обеспечение оперативного доступа к делам и документам.
    • Практические аспекты организации аутсорсинга архивного хранения документов: вывоз документов из организации, изъятие документов по запросу их владельца либо предоставление справочной информации, уничтожение документов.
15. Автоматизация деятельности архивной службы организации. Особенности системы "Архивное дело". Проектирование, изготовление документов, определение сроков хранения, включение документов в систему. Функционирование и управление системой. Методология проектирования системы управления документами. Автоматизация процесса создания и развития научно-справочного аппарата.
16. Выездное занятие "Теория и практика архивного дела" на базе архивного учреждения Санкт-Петербурга.