Мероприятие находится в архиве, регистрация закрыта

Семинар

Код 41372

  • Курс для личных ассистентов с опытом работы, которым важно повысить свою квалификацию, свериться с опытом коллег и расширить спектр рабочих навыков

    Для кого

    Для помощников и ассистентов руководителей, секретарей, секретарей-референтов, офис-менеджеров

    Программа

    1. Инструменты и методики эффективной коммуникации:
      • выстраивание работы с руководителем;
      • адаптация к работе с новым руководителем, правила поведения, эффективное взаимодействие;
      • взаимодействие с руководителем-экспатом, особенности национального менталитета;
      • нормы и правила отношений с партнерами, клиентами, посетителями;
      • общение с сотрудниками, работающими удаленно, и в других подразделениях.
    2. Персональный помощник — взгляд руководителя. Что должен знать и уметь современный секретарь. Требования профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», касающиеся секретарей.
    3. Организация своего рабочего дня и дня руководителя. Ведение рабочего календаря руководителя. Планировщики и Outlook. Краткосрочное и долгосрочное планирование. Тайм-менеджмент. Распределение дел. Способы повышения продуктивности. Мобильные устройства в работе секретаря.
    4. Административное и информационное обеспечение работы руководителя.
      • Распределение задач в секретариате. Делегирование, контроль исполнения задач подчиненными (секретари, уборщицы). Обустройство рабочей зоны. Координация закупки, доставки, хранения. Контроль работы личных водителей и охраны.
      • Распределение информационных потоков в приемной. Контроль исполнения распоряжений руководства. Как работать с не очень ответственными сотрудниками и «должниками».
      • Какая информация должна быть всегда с собой.
    5. Незаменимый помощник 24*7. Профилактика выгорания. Личный план развития карьеры. Подготовка коллег и руководителя к своему отпуску. Что добавить в «шпаргалку» для заместителя.
    6. Ведение делопроизводства и документооборота. Документационное обеспечение управления.
      • Правила оформления управленческих документов организации в соответствии с требованиями ГОСТ 7.0.97-2016 (с 01.07.2018).
      • Потоки движения документов в компании.
      • Рекомендации по оформлению ОРД (приказы, распоряжения, протоколы) и служебных документов (служебные, докладные записки, справки).
      • Рекомендации к оформлению переписки (разработка бланков писем, обязательные реквизиты делового письма, ведение журналов регистрации, анализ ошибок в оформлении деловых писем).
      • Правила электронной переписки.
      • Работа с конфиденциальными документами.
      • Электронный офис. Продвинутый MS Office. Возможности презентации в PowerPoint. Работа с таблицами и графикой.
    7. Телефонные стандарты: представление, переадресация, прощание. Работа с голосом и интонациями. Работа со сложным абонентом. Частые ошибки в телефонном общении.
    8. Встречи и переговоры. Обустройство приемной, переговорных комнат. Этапы подготовки деловой встречи, переговоров, совещания. Оформление материалов к собранию. Протоколирование совещаний. Организация кофе-пауз, обедов, представительских мероприятий. Подводные камни при организации командировок руководителя.
    9. Деловой этикет и психология делового общения.
      • Имидж секретаря, помощника руководителя. Дресс-код.
      • Служебная субординация. Оказание эффективной помощи в рамках служебных полномочий. Умение вести себя в сложных ситуациях.
      • Взаимоотношения в коллективе. «Трудные люди». Роль секретаря в поддержании благоприятного микроклимата в коллективе.
      • Практикум: возможности этикета в решении сложных рабочих ситуаций.