Современный помощник руководителя

1. Инструменты и методики эффективной коммуникации:
   • выстраивание работы с руководителем;
   • адаптация к работе с новым руководителем, правила поведения, эффективное взаимодействие;
   • взаимодействие с руководителем-экспатом, выстраивание эффективной коммуникации, особенности национального менталитета;
   • общение с подразделениями компании и сотрудниками;
   • нормы и правила отношений с партнерами, клиентами, посетителями.
2. Профессиональный стандарт секретаря. Что должен знать и уметь современный секретарь. Персональный помощник - взгляд руководителя.
3. Организация своего рабочего дня и дня руководителя. Приемы time-management в работе секретаря. Ведение рабочего календаря руководителя. Секреты Outlook. Краткосрочное и долгосрочное планирование. Пошаговый план достижения цели. Распределение дел. Способы повышения продуктивности. Программное обеспечение для удобного планирования. Мобильные устройства в работе секретаря.
4. Административное и информационное обеспечение работы руководителя.
   • Распределение информационных потоков в приемной. Подготовка информации, необходимой для принятия решений руководителем. Контроль исполнения распоряжений руководства: отслеживание, напоминания, отчеты. Какая информация должна быть всегда с собой.
   • Распределение задач в секретариате. Делегирование, контроль исполнения задач подчиненными (секретари, уборщицы и т.д.).
   • Обустройство рабочей зоны. Координация закупки, доставки, хранения. Контроль работы личных водителей и охраны.
5. Ведение делопроизводства и документооборота. Документационное обеспечение управления.
   • Состав управленческих документов организации. Потоки движения документов в компании.
   • Рекомендации по оформлению ОРД (приказы, распоряжения, протоколы) и служебных документов (служебные, докладные записки, справки).
   • Рекомендации к оформлению переписки (разработка бланков писем, обязательные реквизиты делового письма, ведение журналов регистрации, анализ ошибок в оформлении деловых писем).
   • Правила электронной переписки.
   • Работа с конфиденциальными документами.
   • Рекомендации к оформлению организационно-правовой документации (инструкции, регламенты, правила) на примере Инструкции по делопроизводству в компании.
   • Электронный офис. Продвинутый MS Office. Возможности презентации в PowerPoint. Работа с таблицами и графикой.
6. Телефонные стандарты: представление, переадресация, прощание. Работа с голосом и интонациями. Работа со сложным абонентом (разрешение конфликтных ситуаций в телефонных переговорах). Частые ошибки в телефонном общении.
7. Встречи и переговоры. Обустройство приемной, переговорных комнат. Этапы подготовки деловой встречи, переговоров, совещания. Оформление материалов к собранию. Протоколирование совещаний. Организация кофе-пауз, обедов, представительских мероприятий. Подводные камни при организации командировок руководителя.
8. Деловой этикет и психология делового общения.
   • Имидж секретаря, помощника руководителя. Дресс-код.
   • Служебная вертикаль (отношения в системе "руководитель-подчиненный"). Служебная горизонталь (отношения в системе "коллега-коллега"). Служебная субординация.
   • Взаимоотношения с руководителем. Оказание эффективной помощи в рамках служебных полномочий. Эмоционально-нейтральный характер отношений. Конфиденциальность. Умение вести себя в сложных ситуациях.
   • Взаимоотношения в коллективе. Женский фактор на работе. "Трудные люди". Роль секретаря в поддержании благоприятного микроклимата в коллективе.
   • Возможности этикета в решении сложных рабочих ситуаций.

Занятия проходят с разбором вопросов из практики слушателей, отработкой навыков решения сложных рабочих ситуаций (по этой причине количество участников ограничено - не более 12 человек).